打ち合わせが長い会社は超注意!打ち合わせは「タイムアウト」であり生産性は無い事実

みなさんこんにちは。
ひねくれ者のミニマリストです。

どこの会社に行っても必ず「打ち合わせやミーティング」というものがあります。

必要に応じて開催されるもの、毎週決まった時間に行われる定例会、いろんな打ち合わせがあります。

そして・・・多くのサラリーマンが

無駄な打ち合わせばかり!

と思っているでしょう。笑

だからこの記事にたどり着いたんだと思いますが・・・

実際のところ、私の会社も含めてほとんどの会社に「無駄な打ち合わせ」が存在しています。

日頃から

ま〜た長い打ち合わせが始まったよ・・・

今日も無駄な会議で時間が潰される・・・

そもそも「良い会議」って何なんだ??

と感じているでしょう。

というわけで、今回の記事では

  1. 無駄な会議とは何なのか
  2. 会議が無駄な時間になる原因
  3. 打ち合わせを減らすべき理由

上記3つについてお話しします。

この記事を読むべき人
今回は以下の人向けです。

  • 日頃から行われている会議が無駄だと感じている人
  • いつも「長くて無駄な会議」に参加させられている人
  • そもそも良い会議とは何なのかを知りたい人

先日あった無駄な打ち合わせ

つい先日あった、私の会社での出来事をお話しします。

夕方打ち合わせをしていた時のこと、うちのバカ上司が訳のわからない話をし始めました。

私は時間が無駄になると思ったので

いやいや、でもそれは今話すべきことじゃないですよ。

と言いました。

すると

昔はこんな感じだったんだよなあ〜それに比べて今は〜

みたいな。

「なぜ今昔話をする??」と思いつつ、そのまま1時間ぐらい永遠と生産性もない話をずっと続けていたので、我慢の限界に達した私は

すみません。今日用事があるので帰ります。

と言ってその場を去りました。笑

これがサラリーマンとして正しいのかどうか分かりませんが、少なくとも「話がそれるし目的も分かっていないし挙げ句の果てには雑談を始める」会議なんて、何の意味もありません。

そもそも、私含めてその上司の人件費も発生している訳ですからね。

会社にとっては損失でしかありません。

多くの会議が無駄な時間になる原因

いやいや。必要だからこそ会議しているんだろ?

決して無駄なことなんて無いだろ!

と思うかもしれませんが、ほとんどの企業の打ち合わせは無駄ばかりです。

というわけで、ここからは「多くの会議が無駄な時間になってしまう原因」についてお話しします。

その1:議題がそれる

まず1つ目の原因が「議題がそれる」です。

冒頭での例もそうですが、議題とは関係のない話を誰かが初めて、そこから収集がつかなくなってしまい、最終的には雑談で終わってしまうケース。

目的があって打ち合わせをしているのに、目的からそれてしまうというのは本末転倒

「雑談なんて会議じゃなくて休憩時間か家に帰ってからでもやってくれ!」という感じですね。

うちのバカ上司のタイミングの悪さ
ちなみに、うちのバカ上司は雑談を始めると永遠と話し続けます。

会議だけでなく、例えば残業していて「よしっ!今から集中してやるぞ!」というタイミングで必ず声をかけてきます。

そして、集中したいのでテキトーにあしらっても、ずっと話しかけてきます・・・

タイミングの悪さだけはセンス抜群です。笑

その2:一部で盛り上がる

2つ目の原因が「一部の人で盛り上がってしまう」です。

これは意外と多いと思いますが、例えば10人ぐらいで集まって会議をしているのに、端っこの2〜3人で話を始めて、それがどんどん盛り上がっていくというものです。

そもそも会議には必要最小限の人間を呼ぶべきですし、どうでもいい人を呼んでしまうとその人の時間も無駄になりますし、その人のためにまた時間が取られてしまったりと・・・良いことがありません。

そして、最終的には分からない人同士で盛り上がり始める・・・という現象が起こります。

一部の人で盛り上がり始めると収集がつかなくなってしまい、会議に出席しているみんなの意思統一が図れません。

これでは会議の意味がないですね。

その3:時間を守らない

3つ目の理由が「時間を守らない」です。

基本的に会議は「10時から11時まで」という感じで、きちんと時間を決めることが大事です。

にも関わらず、多くの会社では「10時に集合」とだけ書いていて、終わりの時間が意識されていないのがほとんどです。

例えばですが

  • 2時間も話す時間がある
  • 30分しか時間がない

どちらの方が会議を生産的に、よりスピーディーに進められるでしょうか??

もちろん後者です。

会議に限ったことではありませんが、きちんと「終わりの時間」を意識していないと、ダラダラした会議になってしまいます。

その4:事前に目を通していない

4つ目の理由が「事前に目を通していない」です。

これはどういうことかというと、会議を開催する前に配布される資料に目を通していないということです。

会議の目的を明確にするために、そして会議を円滑に進めるために、あえて事前に資料を配布しているにも関わらず、資料に目を通していないどころか印刷すらしてこない・・・

という人がいると、それだけで打ち合わせの士気が下がってしまいます。

全員が事前に議題を理解することで会議はスムーズに進むものです。

それがなぜかというと「目的を理解していて、議論すべき事項が明確になっているから」です。

このように、会議の目的が明確になっていないまま会議を進めても、無駄に終わってしまうことがほとんどです。

その5:結論が出ない

5つ目の理由が「結論が出ない」です。

長〜い時間をかけて会議をしても、結論が出なければ意味がありません。

時には「どうしても結論が出ない」とか「確認が必要」ということもあるでしょう。

しかし・・・会議を開くからには、無理やりでもその場での結論を決めてしまうべきです。

というか、結論を決めにかかる勢いで会議をしなければ、これまでに記載したような現象が起こってしまい、無駄な時間になってしまいます。

  • 無理やりにでも結論を出す
  • 確認が必要であればその場で確認する

という感じですかね。

ただし、注意して欲しいのは「結論が出るまで会議を終わらないのは良くない」ということです。

これをやってしまうと3つ目の「時間を守らない」に繋がってしまうので、やるべきではありません。

あくまで「制限時間内に無理やり結論を出す」ということが大事です。

MEMO
以下は、マイナビがまとめた「ムダだと思う会議の特徴」です。

打ち合わせはあくまで「タイムアウト」

「多くの会議が無駄な時間になってしまう原因」についてお話ししたところで、そもそも打ち合わせって必要なのか??という点を議論していきたいと思います。

先に結論を言ってしまうと「会議やミーティング、打ち合わせは必要」となります。

が・・・もう少し深掘りしてお話しします。

私が大好きなダイレクト出版の小川社長がブログで書いていたことなのですが

前にも言ったがミーティング自体は仕事じゃない。
仕事を上手くやるための潤滑油のようなもの。

バスケで言うタイムアウトのようなもの。

タイムアウトばっかり取ってたり、
タイムアウトの時間がながければそのチームは負ける。
(一方、タイムアウトがなくても負ける)

タイムアウトは適切にとって
フィールドでの「プレイ」の質を向上させる。
フィールドでの「プレイ」によってしか、
成果はでない。

スポーツでは当たり前だが、
これがビジネスでは当たり前じゃなくなる。

タイムアウトが「プレイ」だと勘違いしてしまう。
タイムアウトが「仕事している」と勘違いしてしまう。

なので必然的にミーティングは長くなり、
何も達成していないにもかかわらず、
なんか仕事したっぽい気分になってしまう。

これは危険。

要は

打ち合わせはあくまでタイムアウトであり、スポーツでいえばタイムを取って話をしているタイミング。

あくまで作戦会議であり、生産性は無いし得点も稼げない。もちろん、ミーティングばかりしていても試合にも勝てない。

ということです。

例えば、サッカーで考えてみましょう。

打ち合わせや会議は、サッカーをしている途中でタイムをとってチーム内で話す・・・この時間です。

試合中にタイムを取りまくってメンバーと話だけしていても試合には勝てませんよね??

しかしながら、タイムを取って「今日はこんな動きになっているからこういう作戦でいこう」という、ちょっとした作戦会議は必須です。

これを仕事に例えてみると、

  • 試合中:あなたが実務をこなしている時間
  • タイム:打ち合わせをしている時間

です。

実務をこなさずに打ち合わせばかりしていても、残念ながら会社の利益は上がりませんし、成果も上がりませんよね??

とは言っても、時にはチームのメンバーと話し合って「こうしたほうがいい」とか、方向性をまとめることも必要なわけです。

なので、結論としては「打ち合わせや会議、ミーティングは必要」ということになるのですが・・・あくまで「実務を遂行するためにササッと済ませてしまう」ということです。

もう一度言いますが、

打ち合わせはあくまでタイムアウトであり、スポーツでいえばタイムを取って話をしているタイミング。
あくまで作戦会議であり、生産性は無いし得点も稼げない。もちろん、ミーティングばかりしていても試合にも勝てない。

小川社長の記事を見てから、会議に出席するたびに常々「今はタイムアウトなんだ」と強く感じるようになりました。

打ち合わせの目的を明確に

打ち合わせをする上で、必ず目的を明確にしましょう。

先ほどのサッカーの例でお話しすると、例えば試合中にタイムを取ったとします。

タイムを取って話をするというのは、大きな目的は「試合に勝つため」です。

しかし、もっと深掘りして考えると

  • 相手の動きを錯乱するため
  • 相手の弱点などを共有するため
  • 残りの試合をどう攻めるかを話すため
  • サインを変えるため

このように、目的はたくさんあります。

サッカーだけでなく野球やバスケも同じですし、スポーツに例えるとあなたも「当たり前だろ」と思うことでしょう。

しかし、これを自分の会社に置き換えてみると・・・どうでしょう??

究極論というと、打ち合わせをする目的は「勝負に勝つため=利益を出すため」となります。

しかし、利益を上げるという目的の元、もっと深掘りしていくと

  • 他社の動向を読んで先回りして行動するため
  • 他社の弱みを共有して自社の強みを全面的に出すため
  • 現在の会社の状況と今後の方針を共有するため
  • 人員配置を見直すため

書き出せばキリがないぐらい、たくさんありますよね?

面倒かもしれませんが、打ち合わせや会議を開催する場合にはこのぐらい深掘りして「なんのためのこの会議を開催するのか?」を明確にする必要があります。

逆に、ここまで目的を明確にしていれば、

  • どのように打ち合わせをするべきか
  • どのような事項を議論するべきか
  • どのような人を呼ぶべきか

こうしたことも自然と見えてきますからね。

打ち合わせは出来るだけ無くせ!

というわけで、今回の記事では

  1. 無駄な会議とは何なのか
  2. 会議が無駄な時間になる原因
  3. 打ち合わせを減らすべき理由

についてお話ししました。

色々と書きましたが、極論を言えば、打ち合わせなんかしなくても

情報共有ができていて、それぞれの方向性が一つにまとまっていれば、

別に会議をする必要はないわけです。

会議や打ち合わせでなくとも、別にメールでも済ませるだけでもいいですし、電話で少し話すだけでもいいのです。

なので、必要がなければ「打ち合わせやミーティングを開催する必要はない」のです!

注意
多いのは、昔の名残で今も残っている定例会・・・とかですかね。

開催したての当初はきちんとした目的があったんでしょうけど、人も変わってそもそもなぜその会議を行っているのか分からない・・・という人だけの場合、そんな会議をしても無駄に終わるだけです。

そもそも、時代も変わっているので「会議じゃなくてもいいんじゃないのか??」と思うのが普通です。

それでもどうしても「みんなで顔を合わせなあら情報共有するべきだ!」という状況であれば、会議や打ち合わせをすればいいわけです。

もう一度言いますが、会議や打ち合わせはあくまで「タイムアウト」です。

会議や打ち合わせばかりしていても得点は稼げませんし試合にも勝てません。

なので「打ち合わせは出来るだけ無くせ!」ということを常に意識しておきましょう!!

P.S.

最後に、一流企業の会議とは一体どんな感じなのか??という疑問を解決してくれる、とっておきの記事を見つけました。

興味がある方は一度ご覧になってください。

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