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ミニマリストは「選択の時間」もミニマルに

2019 10/26
ミニマリストは「選択の時間」もミニマルに

みなさんこんにちは。
ひねくれ者のミニマリストです。

昔の記事でも書きましたが、一番無駄な時間ってなんだと思いますか?

選択の回数を減らす

それは「選択の時間」です。

特に仕事中はこの無駄な時間が非常に多いです。例えば「何をやろうかな」と考えている時なんかがそうです。

「選択の時間」と言うのは、基本的に生産性はありません。ただ何気無く「何をしようかな」と思っている時間に生産性はありませんよね?

こんな感じで、あなたは時間を無駄にしていませんか?

一例ですが、今回は私の仕事のやり方をお話しします。

目次

基本的なやり方

  1. 前日の帰り際もしくは朝一番に、その日の予定ややるべきことを全て書き出す。
  2. 優先順位をつけて、だいたい何時ぐらいからその仕事をするのかを決めて、それに従って仕事を進めていく。(特に午前中は一番頭を使いそうな仕事をする。)
  3. 明らかに1日では終わらない時は「この仕事を30%程度は進める」といった感じで細かく分けて考る。
    逆に早く終わり過ぎてしまうときは、急ぎではない仕事(何かを改善する、等)を組み入れる。
  4. 打ち合わせがある場合は、その時間や議題内容もきちんと書き出しておき、打ち合わせの前に準備もする。(資料の準備だけでなく、どうしたら会議がスッキリ終わるか、何を結論付けるべきか、といったことも)
  5. 1日が終わったら、帰り際にエクセルでやる予定だったこととやったことを全て記入し、また次の日の予定を書く。
  6. 1〜5を繰り返す。

これが私の基本的な仕事のやり方です。

これをやり始めてから、仕事のスピードは上がりました。

と言うのも、次のポイントがあるからです。

やることを全て書き出す

これは多くの人がやっていることだと思います。

手帳でもメモ紙でもなんでもいいので、やるべきことを書き留めておきます。

基本的なことですが、きちんとメモを取ることで「いけない!忘れていた!」と言うことを無くせます。

なお、このメモは必ず常に見える位置に置きましょう。メモを取ったは良いものの見えない位置にあっては意味がないですからね。

それと、手当たり次第書き出すだけではダメです。

それぞれの仕事を細かく考えて、今日はどこまでをやるべきなのかを考えて、優先順位をつけて仕事に取り組みましょう。

時間の区切りをつける

これはほとんどの人がやっていないと思います。

なぜ時間の区切りをつけるのかと言うと、人間は期限を感じない限り頑張ろうとしない生き物だからです。

例えば、あるお客さんからこのように言われたとします。

のアイコン画像
今日中でいいからメールで送っておいて
のアイコン画像
急ぎで必要だから今から1時間以内にメールで送って!

どちらの方が急いで作ろうとしますか?

後者ですよね?

前者の場合は期限が「今日中」という、非常に曖昧なものになっています。

期限が曖昧になってしまうと人間は頑張ろうとしません。「作らないといけない!」ではなく「後でいいや」と言う気持ちになってしまいます。

それに「今日中に作ればいい」と言う考えになると、仕事の終わりの期限がなくなってしまうので、ついダラダラと遅い時間まで残業してしまうものです。(日本人あるあるですね)

なので、自分で常に期限を持って仕事をすることで、意図的に「この時間までにやらないといけない!」と言う気持ちにしているのです。

MEMO
一種のマインドコントロールですね。

午前中に頭を使う仕事をする

以前の記事でも書きましたが、人間の集中力は朝が一番高い状態です。なので、その時間を有効活用することで、生産性を上げることができます。

自分の時間を守らないといけない

なので、集中力を使う仕事、簡単に言えば「頭を使いそうな仕事」をするのがベストです。

お昼過ぎはどうしても眠たくなって集中力が落ちてしまうので、こうした頭を使う仕事をするのは向いていません。

私の場合は、頭を使いそう=時間のかかる大きな仕事 を午前中に費やします。

請求処理やちょっとしたメールの返信は朝はやりません。そもそも、朝はろくにメールを見ません。メールをきちんと見始めるのは11時ぐらいからです。

進捗状況を管理する

普通の人は「やることを書いて終わり、その仕事が終わったら線を引いて消す」と言う感じだと思いますが、私はそれだけでなく進捗管理もエクセルでやっています。

小さなことかもしれませんが、自分の仕事の進捗状況を細かく管理することで、次に何をやるべきなのか明確になります。

そうすると「次に何をしよう、どうしたらいいんだろう」と言う選択の時間が減りますからね。

やがて、それが「仕事のスピードが上がる」と言うことになります。

特に時間軸を意識することは大事!

やはり、一番大事なことは「時間軸を意識すること」です。

人間はとにかく期限がないと何もしようとしない生き物ですからね。

私生活でもありませんか?

例えば「郵便局に持っていかないといけない」と言うときは、普通の人はだいたい後回しにします。で、忘れていることがほとんどです。

しかし「今日中に郵便局に持ち込まないと届かない」と言う状況だったらどうでしょう。なんとかして郵便局に持っていく手段を取るのではないでしょうか?

割引クーポンが届いた時も同じです。

期限が書かれていないクーポンは、そのまま放置されるか捨てられるかのどちらかです。

しかし、「今月末まで」とか「今週末まで」と書かれていたらどうでしょう。とりあえず取っておくか、試しに使ってみようと言う気持ちになるのではないでしょうか?

販売手法の一つ
これは人間の欲求・心理を突く販売手法です。期限を持たせることで「今買わないと損する」と言う気持ちにさせるものです。期限がなければ「別に今じゃなくても良い」と言う気持ちになってしまい、その存在自体を忘れてしまいます。

選択の時間、つまり迷っている時間を減らすことで、時間の無駄がなくなります。

やがて、それが仕事の無駄を減らすことにつながります。

だらだらと残業ばかりしていないで、さっさと仕事を終わらせて、早く家に帰って好きなことをやりましょう!

P.S.

誤解しないで欲しいのが「選択の時間」と「考える時間」は違うと言うことです。

「考える時間」と言うのは、生産性を感じられないかもしれませんが、これは必要なことですし、非常に大事な時間でもあります。

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