資料作りでも部屋作りでも余白が命!センスを感じるプレゼン資料の秘密・・・

みなさんこんにちは。
ひねくれ者のミニマリストです

※ブログの毎日更新は163記事目です。

ミニマリストである私は、部屋の中に適度な余白を設けるようにしています。

なぜなら「適度な余白は美しい」からです。

ギュウギュウに物が詰まっている部屋よりも、適度な余白がある部屋の方がオシャレだと感じるというのが、まさにそうですね。

そして、この「適度な余白」は部屋だけでなく資料作りでも何でも同じことで、どんなことにも適度な余白を作ることで見た目が良くなるのです。

つい先日、会社の同僚のプレゼン資料の作成を手伝う機会があったのですが、その際に余白の問題にもなりました。

が・・・多くの人は「余白はない方がいい」と思っていることを知りました。

なんで余白を作らないんだ!?そんなにギュウギュウに詰まっていたら見にくい資料になるし気持ち悪いし・・・明らかにセンスないだろ!!

と思いつつ、同僚の資料を修正していきました。

というわけで、今回の記事では「資料作りでも部屋作りでも適度な余白が大事な理由」についてお話しします。

この記事を読むべき人

今回の記事は以下の人向けです。

  • 会社で発表することになってプレゼン資料を作っている人
  • プレゼン資料を作ったことがなくて困っている人
  • 会社の資料作りの際の見た目やセンスを気にしている人
  • 会社の人がいろんなことを言うのでどうしたらいいのか分からない人
  • 見やすいプレゼン資料とは何なのか知りたい人

プレゼン資料作成を手伝っている時の話

つい先日の話です。

会社で行われる発表会の中で、私の職場の同僚が発表することになりました。

そんなこんなである程度出来上がった資料を見て欲しいということで見ていたのですが・・・

なんかスッキリしないのです。

よく見ていくと、全く余白がありませんでした。

余白が全くないですね。詰め込みすぎじゃないですか??

と聞いて見たところ、同僚は

いやあ〜なんか白いところが多いと寂しいですし、中身が薄い資料に見えてしまうので・・・

とのこと。

私は「余白がないとスッキリしない」ということを説明し、少しずつ資料を修正していきました。

最終的には

めちゃくちゃ見やすくなりましたね!!

と言っており、自分で言うのもアレですがとても良い感じの資料になりました。笑

また、その他にもう1人発表する人がいたのですが、その人の資料も修正して欲しいと言われました。

その人の資料については文字が多くて見にくい・・・と言うこともあったのですが、

何より、せっかくの余白を関係のないイラストや絵で埋めてしまっている状態でした。

ああ!なんで余白を作らないんだ!気持ち悪い!!

そう思いながら、適度な余白を作るように修正していきました。

そんなこんなで、自分の仕事をそっちのけで2人分の発表資料を修正した私ですが・・・

「発表は上手くいった」と報告を受けて「ああ。よかった。」と言う気持ちでした。

よくある勘違い:余白は無い方が良い

と、今回2人の発表資料を修正していったのですが・・・

共通して言えるのは「余白がないと寂しい」みたいな感じで、余白が無い方が良いと勘違いしてしまっていることです。

確かに、何かの資料を作っていて、余白ばかりだと

  • なんか寂しいなあ
  • 中身が薄く見えそう
  • 書くことがないのかな?

と思われるかもしれません。

しかし・・・それはあくまで作り手の勘違いです。

そもそもですが、資料というのは「相手の理解があって成立するもの」です。

なので、作り手が「なんか寂しいなあ」と思う気持ちなんて、相手の理解には一切関係ありません。

それよりも大事なことは「相手に理解してもらう」ということであり、常に情報の受け手側のことを考えるべきです。

MEMO
これはブログでも同じことが言えますね。

受け手側の気持ちに立って考えたとして・・・

大前提として、プレゼンでもなんでも、ほとんどの場合、相手に説明するというのは「相手は何も知らない」ということがほとんどです。

そんな人たちに余白がないギュウギュウ詰めの資料を見せたらどうでしょうか??

どこを見たら良いのか分からない!

何が言いたいのかさっぱり分からん!

なんか色々書きすぎて見るのが面倒だなあ・・・

となるだけです。

あなたも経験があると思いますが、例えば研修か何かで資料を渡されて、文字がびっしりと書かれていてギュウギュウ詰めの資料や論文を見たらどんな気持ちになるでしょうか??

読むのが面倒だなあ・・・

と感じるはずです。

このように、余白を作らずにギュウギュウ詰にしてしまうと、相手の理解が得られにくいのです。

「余白が無い方が良い」というのは作り手の勘違いであるということがお分かりいただけると思います。

余白がある方が良い3つの理由

それではここで、資料作りにおいて余白がある方が良い3つの理由について説明します。

その1:余白がある方がスッキリする

まず最初に、余白がある方がスッキリとした資料になります。

前項でお話ししていますが、ギュウギュウ詰の資料だと

  • どこを見たら良いのか分からない
  • 色々書かれていて理解するのが面倒臭い
  • 相手の理解に時間がかかってしまう

というデメリットがあります。

しかし、適度な余白を設けることで、とてもスッキリとした資料になります。

スッキリするというのは

  • どこを見たら良いのか分かりやすい
  • 相手の理解を得やすい
  • 理解するのに時間がかからない
  • 見ていて気持ちがいい←何気に一番大事

ということです。

最後の「見ていて気持ちがいい」ですが、一見するとどうでもいいことに感じるかもしれません。

が、私はこれが一番大事だと思っていて、ぱっと見で気持ちがいい資料だと相手の理解も得やすくなります。

逆に言えば、パッと見て「見ていて気持ちが悪い資料」の場合、それだけで相手の気持ちが萎えてしまい、そもそも内容を理解するという考えに至らないのです。(人間の脳が勝手にそういう反応をします)

なので、パッと見てとても気持ちがいいような資料、つまりスッキリとした資料を目指しましょう。

満員電車
満員電車に例えてみましょう。

あなたが電車に乗ってぎゅうぎゅう詰めの電車だったとすると、乗る前に「うわあ・・・」と嫌な気持ちになると思います。

逆に空いている電車だと「ラッキー」と思うでしょう。

座れる座れないの問題もあるのですが、人間はギュウギュウ詰になっている物を見ると、最初にまず嫌な気持ちになります。

その2:余白がある方が理解されやすい

2つ目の理由ですが、適度な余白がある方が相手に理解されやすくなります。

上記にも関係しますが、適度な余白がある方が相手にとって理解されやすいです。

例えばですが、

  • 文字がビッシリと詰まった資料
  • 適度に改行されていてポイントがまとまった資料

どちらの方が理解しやすいでしょうか?

もちろん後者のはずです。

余白があることで、前項の「気持ちがいい」ということにもつながりますし、その結果相手にも理解されやすくなります。

何より「簡潔にまとめられている」という感じがしますしね。(内容自体も関係しますが今回は割愛します)

その3:余白がある方がセンスがあると思われる

最後に、適度な余白がある方が「センスがある」と思われます。

資料作りにおいてはその人のセンス次第で見やすくも見にくくもなります。

特にプレゼン資料の場合は、その資料を見ただけでセンスがあるかどうかが一目瞭然です。

MEMO
あくまで余談ですが、ほとんどの会社でおじちゃん世代の人たちは、全く資料作りのセンスがないと感じます。

なんでそんなセンスで管理職になってんだよ・・・と感じます。笑

ちなみに、超大企業のプレゼン資料を見たことがあるでしょうか?

参考までに、以下サイトで確認して見てください。

これこそまさに「センスの塊」です。

空間にも適度な余白が必要

ここからは少しお話が逸れますが・・・資料作成に限ったお話しではなく、部屋の中でも「適度な余白」は必要です。

ミニマリスト的なことを言うと「適度な余白」がない部屋は

  • スッキリとしない
  • オシャレじゃない
  • 美しくない

と思います。

例えばですが、あなたはフランス料理を食べたことがありますか?

フランス料理って、あの大きなお皿に料理がちょこんと乗っているアレです。

美味しいのはもちろん、フランス料理店に行った時には「超オシャレ!」と言いながら写真を撮ることがほとんどだと思います。

また、SNS系キラキラ女子は写真を撮りまくってインスタグラムに投稿することでしょう。笑

このようにフランス料理がオシャレで美しいと感じるのは、何を隠そう「余白があるから」です。

フランス料理だけでなく、例えば次にブランド店。

ブランド店も「オシャレで美しい」という印象のお店が多いです。

ブランド店がオシャレで美しいと感じるのは「余白があるから」です。

このように、資料作りだけでなく料理でもインテリアでも、何事においても「適度な余白」があることでオシャレで美しくなります。

シンプルでオシャレなインテリアにしたければ・・・

余白が命!余白を恐れるな!

というわけで、今回の記事では

  1. 「余白が無い方が良い」というのは作り手の勘違い
  2. 適度な余白がある方が良い3つの理由
  3. 空間にも何事にも適度な余白が必要

上記についてお話ししました。

最後の方は少しプレゼン資料から話が逸れましたが、適度な余白が必要であり、かつ適度な余白があることで「オシャレで美しい」と感じるようになることが分かったと思います。

当たり前の話ですが、プレゼンや発表において一番大事なのは「中身」です。

中身がない資料なんてなんの価値もありませんが・・・

逆にいえば、せっかくの中身を資料の作り方一つで無駄にしてしまう可能性もあるということです。

せっかく良い取り組みをやって、それをみんなの前で発表するのに、

資料の出来が悪いから誰にも伝えることができなかった・・・

こんな状況は嫌ですよね??

余白一つでこのような状況になり得るかもしれませんし、逆に言えば余白一つで「お前はセンスがある!」と思われるかもしれません。

たかが余白ではなく「余白は命」なのです!

なので、余白を恐れずに、むしろ余白は超重要だと思って、この記事の内容を意識しながら発表資料を作ってみてください。

P.S.

最後に・・・私がずっと手元に残しているオススメの本を紹介します。

発売後、数日で重版決定!『ワーク・ルールズ! 』著者、元Google人事トップのラズロ・ボック絶賛!Amazon.comで高評価、資料作成の全米ベストセラーが日本上陸 ●どんなに複雑なデータでも、シンプルにわかりやすく「で、何が言いたいの」と聞かれた、伝わっている手応えがない、時間をかけても意思決定を引き出せない・・・こうした資料作成の悩みは、本書が解決します。Google社の「ストーリーテリング」研修プログラムの開発者本人が、「どんなに複雑なデータでも、シンプルにわかりやすく伝える」資料作成術を紹介する1冊。

このグーグル資料作成術ですが、書店で見かけて思わず購入したものです。

この本にはグラフや表などの書方、数字の見せ方についてお話ししているのですが、その中にも「余白を恐れるな」と記載されています。

P.P.S

最後に、私が過去に作ったプレゼン資料の作り方の動画をアップしておきます。

こちらも参考までにご覧ください。


注意
音声が流れますのでご注意ください。

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